Cas clients

Cas client

Réussir le changement de partenaire de gestion de la formation

Un groupe pharmaceutique leader externalise la gestion de sa formation depuis 3 ans avec un prestataire. Au terme de cette période, et à la suite d’une mise en concurrence via un appel d’offres, il retient l’offre de services des équipes CIMES pour l’accompagner sur les années à venir.

Dans ce cadre, il faut mener la réversibilité de l’ancien prestataire et la mise en place du nouveau partenariat, et ce tout en pilotant un changement de logiciel formation.

Résultats

Sécuriser la transition et le changement d’outsourceur

La mise en place du nouveau partenariat se caractérise par deux approches distinctes : la reprise de l’historique et de l’encours, et la mise en place d’une nouvelle organisation de la gestion de la formation. En effet, l’intérêt de changer de partenaire réside pour le Client dans la capacité à innover de CIMES et dans la réalisation d’une prestation plus efficace et efficiente, et non dans la seule reproduction de l’existant.

Les équipes projets de CIMES réalisent donc un audit de l’existant, et une cartographie des processus actuels. Puis suite aux ateliers de mise en place, CIMES préconise une nouvelle procédure de gestion, associée à des changements partagés par tous via un plan d’accompagnement au changement qui en résulte. Une fois validée par le Client, CIMES mobilise les équipes adéquates, notamment sur la phase de transition logicielle.

Le changement de logiciel formation : un projet dans le projet

La mise en place d’un nouveau logiciel nécessite de travailler à la fois sur des actions de paramétrage (mise en place des nouveaux processus) mais également sur la reprise des données (comme par exemple les données mortes – l’historique formation – ou les données vivantes – la reprise de l’encours). Dans le cadre spécifique de la reprise des données, les équipes projets de CIMES réalise un « gap analysis » entre les gabarits d’exports de l’ancien SI et les gabarits d’imports du nouveau SI. Fort de cette analyse d’impact, associée aux bests pratices capitalisées par CIMES, les équipes Informatiques de CIMES réalisent les tables de correspondances ou de transcodifiations adéquates. Ainsi, les données peuvent être transférées via des scripts spécifiques d’un logiciel vers l’autre sans altération ou pertes de données. Puis une phase de recette commune entre CIMES et le Client est réalisée pour valider cette phase et ainsi sécuriser la transition. C’est la capacité des équipes couplant Métiers et IT chez CIMES, associée à une méthodologie éprouvée qui garantissent le succès rapide de ces opérations.

Bilan

En moins de trois mois, les équipes CIMES et le Client ont mis en place une nouvelle organisation de la gestion de la formation, outillée par un nouveau logiciel formation, tout en assurant une totale continuité de services lors de la Transition. 100% des données ou de l’encours a été repris sans altération, et la montée en puissance du nouveau dispositif s’est réalisée plus rapidement que prévu. Fort de ce succès, le Client a souhaité étendre son partenariat avec CIMES sur de nouvelles filiales en France, en les intégrant au modèle de Services Partagés mis en place pour le Groupe.

Bénéfices

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